よくできた仕事の仕組みってなんだろう？

人の話を聞いていると、特定の人ばかりに負担がかからない、チームとしてパフォーマンスを出せるような仕事のプロセスってどんなだろうって考えます。
僕がいまいる会社でも、経費精算のシステム、外工さんの受け入れ手順、労働時間報告のシステムからセキュリティ事故報告のフローまで、たくさん"仕事のプロセス"があるわけですが、それがもう見事なまでに必要な情報がイントラ内に隠されるようにバラバラに置かれています。手順もそれぞれ個性的で、提出する書類も妙に凝ったエクセルシートだったり手書きをさせるようなワードファイルだったりいろいろです。(そして大抵印鑑が必要です システム会社なら、”必要書類はすべて XML で提出してください、スキーマは以下のURL公開してあります 認証のためにデジタル署名を行ってください" ぐらいにならんもんかな～)
話がすこしそれましたが、なぜこんのような、ユーザーに理解されにくいプロセスが蔓延することになるんでしょうか？
思うに、管理する人は自分の存在意義を増すために、管理の範囲や専門性を高める傾向があるんじゃないかな、と思います。書類はどんどん専門化していってタコツボ化していき、しかも管理項目をなるべく増やそうとする性質があると思います。
一方、管理される人はたまーにしかその仕事のプロセスを実行しなかったり、やらされている、というモチベーションの低さから、何をどうしていいか分からない・理解しようとしない状態だし、マニュアルを読むにしてもそういう理由からどこに何が書いてあるかわからないし探すのも面倒だから適当にしてしまう、という事態になるのではないでしょうか。
というわけで、仕事のプロセスを、なるべく単純に、管理項目を少なく、具体的でわかりやすいマニュアルを整備して誰もがWebで見ることができるような分かりやすいURLに置く、ということを管理する人が徹底すべきじゃないかなと思います。
もうひとつ、権限が管理する側に集中してしまうことも、主体的にプロセスに取り組む姿勢を阻害している原因になっていると思います。なので、なるべく裁量権を、そのプロセスに主体的に参加すべき人たちに移していくことが大切なんでしょうか。